El miércoles 7 de febrero de 2018, la empresa Infoestratégica con sede en la ciudad de México, realizó una visita al personal de la Dirección de Archivos y a las unidades de enlace del H. Congreso del Estado de Chihuahua con la finalidad de presentar el Sistema de Administración de Recursos de Información, Sarip.
La Lic. Edna Molina Pérez explicó que es un software modular el cual mejora las etapas del ciclo documental y ha sido desarrollado como apoyo a las instituciones y sus dependencias en la gestión, organización, manejo, acceso, y difusión de su información; así como el aseguramiento de su memoria institucional.
Con la adopción del Sarip los organismos gubernamentales están más cerca de alcanzar la transparencia requerida, ya que la información se encuentra ordenada y accesible en el momento en que se requiere, además incrementa las medidas de seguridad y protección de la información clasificada; implementa un Sistema de Gestión de Calidad en los procedimientos archivísticos y mejora la calidad de los servicios al impactar el control de los flujos de trabajo.
La conferencia duró aproximadamente dos horas, en las cuales la expositora se dio a la tarea de aclarar en qué consiste este software y el porqué es muy importante para el adecuado funcionamiento de la documentación generada por las distintas áreas de esta institución.
Por último la Directora de Archivos M.B.C.I Liliana Edith Rascón Sigala quedó de estudiar con detalle todo el sistema y determinar la viabilidad de su adquisición.

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El 24 de enero se realizó por parte de la Dirección de Archivos una videoconferencia para enlazar al Congreso de Guanajuato con nuestro órgano colegiado. El enlace tuvo lugar en la Sala Revolución, donde se habló sobre la implementación del Sistema Integral de Gestión Documental (SID).
En representación de la Diputada Presidenta la licenciada Lorena María Serrano Rascón Secretaria Técnica de Presidencia dio la bienvenida al equipo del Congreso de Guanajuato y agradeció su valiosa contribución y terminó su participación señalando que sin archivos debidamente organizados, el derecho al acceso a la información no sería efectivo; sin ellos no habría información que permita a los ciudadanos evaluar los actos de gobierno.
El licenciado Alberto Macías Páez Director de Diario de Debates y Archivo General del Congreso de Guanajuato, en su mensaje mencionó que la obligación de todo funcionario, “es dejar huella de lo que realiza”, de ahí la importancia del manejo del archivo en las instituciones.
El sistema describe la estructura de un archivo atendiendo la organización, atribuciones y actividades de cada sujeto obligado; sus funciones principales son proporcionar una estructura lógica que represente la documentación producida o recibida en el ejercicio de las funciones de la unidad administrativa; facilitar el acceso a la información contenida en el acervo documental y la ubicación física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo. El SID cuenta además con un registro general y sistemático que establece los valores documentales; los plazos de conservación; la vigencia documental; la clasificación de la información en reserva; confidencial o pública; así como el tipo de archivo en donde se encuentra el documento.
La licenciada Claudia Puga Aguirre Enlace y Secretaria Particular del Secretario General, nos compartió las bondades del sistema entre las que se encuentran: facilitar el proceso de búsqueda de la información; respetar el ciclo vital del documental; homologar las técnicas archivísticas y acceder a la información con el fin de lograr un parlamento abierto.
La Directora de Tecnología de la Información ingeniera Patricia Díaz Sánchez, explicó los requerimientos necesarios para habilitar el software, el cual está divido en dos archivos de Microsoft Access; el primero contiene el sistema con los objetos y los códigos para su funcionamiento y el segundo las tablas para el registro de los documentos.
Para finalizar, la maestra Liliana Rascón Sigala Directora de Archivos, puntualizó la importancia del trabajo en equipo para lograr consolidar el proyecto de la implementación del sistema en el Congreso.

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