El 4 de diciembre del año pasado a las 10:00 AM se llevó a cabo una reunión por un lapso de una hora en esta Torre Legislativa con el personal de la Dirección de Archivos del Congreso del Estado a solicitud del Departamento de Recursos Materiales de la Auditoría Superior del Estado.
El Lic. Sergio Sierra y la Lic. Miriam Gallo, representantes de la Auditoría Superior explicaron que el motivo de la reunión fue para recabar información de la estructura del área de archivo y así implementarlo en su departamento antes del mes de enero de 2018.
La Directora de Archivos, la MBCI Liliana Rascón destacó la importancia de cumplir con la Ley de Archivos del Estado de Chihuahua, así como los puntos más relevantes para los sujetos obligados al momento de formar un archivo.
Algo fundamental es concientizar a las partes involucradas para poder trabajar el archivo de la forma adecuada.
Después de realizar el diagnóstico se procede a organizar el cuadro general de clasificación; previamente se requiere capacitar al personal, para ello la Maestra Rascón extendió la invitación a los represen-tantes de la Auditoría para que tomaran los tres cursos básicos que se necesitan para arrancar, junto con el personal de esta institución.
Una vez que se cuenta con los cuadros de clasificación, se procede a implementar el sistema (software) necesario para la gestión de la información. Cuando ya estén cubier-tos estos puntos se organiza la información.
Por último, ante la solicitud de una nueva visita, se les hizo saber que en la Ley Orgánica del H. Congreso del Estado está definido que el enlace con la Auditoría se lleva a cabo por medio de la Comisión de Fiscalización presidida por el Diputado Jorge Carlos Soto Prieto, sugiriendo socializaran la visita con su Directora Administrativa para que la Comisión de Fiscalización fuera la intermediaria de la misma y así dar seguimiento a este proceso de trabajo.

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Entre las actividades programadas para el 24 de noviembre de 2017, en su visita a la Casa Legislativa Guanajuaten-se, nuestra Directora de Archivos Liliana Edith Rascón Sigala, recorrió el área de digitalización, la cual tiene una doble función: preservar y difundir el acervo legislativo. El Lic. Alberto Macías Páez, Director del Diario de los Debates y Archivo General, señaló que la etapa final del proceso archivístico es la digitalización para poder preservar y poner a disposición del público los documentos donde reside la historia del nacimiento de la diputación provincial; a través de su página del Congreso.
Con el propósito de consolidar el trabajo en conjunto entre las direcciones de archivos del Congreso de Guanajuato y esta Asamblea, se habló sobre la donación del Sistema de Administración de Documentos y Gestión Documental, que actualmente la Casa Legislativa Guanajuatense tiene en funcionamiento con el fin de respetar el ciclo vital de los documentos desde que se originan hasta que se determina su destino final. El citado sistema fue diseñado por Noel Jacinto Rubio Zalapa, joven destacado que labora en el departamento de tecnología.
La maestra Rascón Sigala declaró que de lograrse el convenio de donación de esta herra-mienta tecnológica el Congreso del Estado estaría en la posibilidad de optimizar la organiza-ción y clasificar de docu-mentos, además conocer el estatus de los asuntos turnados a las diferentes unidades administrativas a través del apartado de gestión documental lo que representaría un gran avance en materia archivística para este órgano colegiado.
El recorrido concluyó con la visita al Museo de Cultura Legislativa, recinto que busca implementar acciones de difusión en materia legislativa y promover el interés de la investigación de las mismas.

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